Přechod bez stresu: výhody elektronické evidence docházky a jak na ni s Alvenem

Papírové výkazy, ruční přepis do mezd a věčný hon na podpisy – to je realita, kterou si většina firem pamatuje z konce každého měsíce. Elektronická evidence docházky tenhle kolotoč nahrazuje jednoduchým, průběžným a hlavně spolehlivým procesem. A když zvolíte evidenci docházky od Alveno, získáte navíc šikovné vychytávky, které šetří čas personalistům, vedoucím i zaměstnancům – od prvního „pípnutí“ až po výplatu.

Foto: alveno.cz

Elektronická evidence docházky: proč se firmám vyplatí

Přechod z papíru nebo Excelu na elektronickou evidenci docházky má jasný cíl: méně ruční práce a méně chyb. Záznamy o příchodech, odchodech a přerušeních vznikají v reálném čase a párují se se směnami i typy výjimek. Personalista tak neřeší zpětně chybějící položky – systém na ně upozorní průběžně.

• Záznamy vznikají okamžitě, bez opisování a sdílených tabulek
• Chytré validace zvýrazní neuzavřené směny či chybějící odchody
• Úspora času: dle analýzy, kterou provedlo Alveno, v průměru zhruba 1,5 hodiny na zaměstnance měsíčně
• Přehled pro HR i vedoucí na pár kliknutí – doma, v kanceláři i v terénu

Evidence docházky od Alveno: co přesně získáte

Alveno stojí na jednoduchém rozhraní a silném „motoru“ pod kapotou. Zaměstnanci pípají přes biometrické čtečky, virtuální tabletovou čtečku, stránku v prohlížeči nebo mobilní aplikaci (s možností potvrzení GPS v terénu). Všechna data se sbíhají do jednoho přehledu, kde je HR i vedoucí vidí v reálném čase.

K tomu se přidává export do mezd, schvalování výjimek i bezpečný archiv – vše v jednom systému, bez instalační zátěže a serverů.

• Export do 40+ mzdových programů bez ručního přepisu čísel
• Mobilní appka pro evidenci i rychlé schvalování žádostí o volno
• Bezpečný archiv a auditní stopa (kdo, co, kdy upravil)
• Self-service přístupy: zaměstnanci vidí své výkazy on-line, HR řeší dotazy napřímo

Jak přejít na docházkový systém Alveno krok za krokem

Migrace se dá zvládnout svižně a bez velkých zásahů do denní operativy. Doporučujeme začít pilotem v jednom týmu: ověříte nastavení směn, výjimek i export do mezd na reálných datech. Díky tomu do ostrého provozu vstoupíte s jistotou, že vše funguje tak, jak potřebujete.

V každé fázi máte k dispozici podporu od Alveno a jasný postup – od volby způsobu „pípnutí“ po první měsíční uzávěrku.

1. Pilotní skupina. Vyberte oddělení a nastavte pracovní režimy a typy výjimek (dovolená, HO, lékař, služební cesta).
2. Způsob „pípnutí“. Podle provozu zvolte biometrické čtečky, virtuální tabletovou čtečku, softwarovou čtečku v prohlížeči nebo mobilní aplikaci s GPS.
3. Role a schvalování. Vedoucí potvrzuje výjimky a doplnění, HR uzavírá měsíc, zaměstnanec má on-line náhled.
4. Napojení na mzdy. Otestujte export na vašem mzdovém programu a dolaďte formát.
5. Krátké zaškolení. Rozhraní je intuitivní – několik minut pro zaměstnance a krátká ukázka pro vedoucí stačí.

Docházkový systém Alveno a mzdy: od pípnutí k výplatě

Nejvíc chyb a času tradičně padá na ruční přepis do mezd. Docházkový systém Alveno připraví podklady ve správném formátu (Pohoda, Helios, SAP aj.), takže personalista místo opisování jen zkontroluje souhrn a uzavře období.

Tím se zkrátí uzávěrka, klesne chybovost na výplatních páskách a HR má víc času na práci s lidmi – ne s tabulkami.

• Automatické výpočty příplatků (noc, víkend, svátek)
• Jednotná data pro HR i vedoucí, konec „různých verzí pravdy“
• Méně reklamací výplat, hladší interní i externí audity

Bezpečnost a legislativa v kostce

Evidence pracovní doby je zákonná povinnost – a Alveno pomáhá hlídat legislativní minimum i auditní dohledatelnost. Přestávky sice nemusíte zapisovat do minut, ale musíte prokázat, že byly poskytnuty; zbytek povinných údajů (začátky/konce směn, přesčasy včetně „další dohodnuté práce přesčas“, noční práce, pracovní pohotovost) systém vede a kontroluje průběžně.

Data běží v šifrovaném EU cloudu, systém uchovává historii a změny a zaměstnancům nabízí zákonný on-line náhled do jejich záznamů.

• Připravené tiskové sestavy pro inspekci práce na pár kliknutí
• Role-based přístupy a log všech úprav
• Archivace bez šanonů: rychlé dohledání i po letech

Co přinese elektronická evidence docházky každému v týmu

• HR / personalista. Méně manuální práce, rychlejší uzávěrky, méně dotazů a reklamací.
• Vedoucí. Schvalování během minut (i z mobilu), lepší přehled o přítomnosti a plánování směn.
• Zaměstnanec. Jasný výkaz, on-line přístup a jednoduché žádosti o volno.

Když běží elektronická evidence docházky v Alvenu, uzávěrka už není celodenní boj s tabulkami. Záznamy jsou přesné, dohledatelné a připravené pro mzdy i kontroly – a docházkový systém se z „nutného zla“ stává každodenním pomocníkem, který vrací čas zpět do týmu.

Chcete vidět rozdíl na vlastních datech? Mrkněte na docházkový systém od Alveno – a udělejte z měsíční uzávěrky jednoduchou práci na pár kliknutí.

Náhledové foto: Pixabay