Jak vybrat vhodné konferenční prostory?

Co potřebujete k uspořádání úspěšné konference? V prvé řadě dostatek finančních prostředků a účast špičkových řečníků, na které se budou hosté těšit. A samozřejmě také vhodně zvolené prostory. Právě ty se na celkovém dojmu z akce podílí minimálně stejnou měrou jako program. Sál by měl svou velikostí odpovídat počtu účastníků, disponovat kompletním technickým vybavením a adekvátně reprezentovat pořadatele.

Kdy konferenci uspořádat

K nejdůležitějším údajům uvedeným na pozvánce nepatří jen místo, ale také čas. Chcete-li, aby byla účast hojná a odmítlo ji co nejméně pozvaných hostů, vyhněte se období prázdnin a svátků. Zároveň si dopředu zjistěte, jestli se v daném termínu již nekoná jiná akce s podobným tématem.

Dostupnost je důležitější, než si myslíte

Ideální lokalitou pro uspořádání větší konference je Praha. O jiném městě byste v případě akce, které se zúčastní důležití hosté, ani neměli uvažovat. Metropole je dobře dostupná ze všech evropských zemí.

Zároveň zvolte konferenční prostory v Praze, které mají přímí spojení s historickým a obchodním centrem. Hosté zároveň ocení, když se akce odehraje v hotelu – budou mít zajištěné ubytování a nebudou se muset přesouvat do jiné budovy.

Nezapomeňte však na to, že si sál k pronájmu v Praze musíte zarezervovat v dostatečném předstihu. Prestižní hotely nemají o zájem ze strany pořadatelů konferencí nouzi a budete-li rezervaci řešit až na poslední chvíli, může se stát, že budou volné jen prostory na nižší úrovni.

Na co se ještě zaměřit?

Vaše konference bude úspěšná jen za předpokladu, že nepodceníte žádný detail. Zjistěte si proto, jak je to u hotelu s parkováním, zda je v prostorách volně přístupné WiFi a v neposlední řadě technické vybavení sálů.

Chcete-li mít jistotu, že akce dopadne na výbornou, vyberte si jako místo konání čtyřhvězdičkový hotel Praha Belvedere – nabízí dostatečnou kapacitu, velmi komfortní prostředí a špičkové služby.