Digitalizace dokumentů prakticky – jak se zbavit papírového archivu a nezešílet z toho

Průměrný zaměstnanec stráví téměř dvě hodiny denně tím, že něco hledá – a papírový archiv mu tu práci rozhodně neulehčuje. Firmy platí za nájem skladů, za čas lidí, kteří listují v šanonech, a bohužel i za riziko, že se smlouva ztratí dřív, než ji někdo najde. Přitom stačí systematická digitalizace dokumentů. V článku ukážeme, jak na to jít krok za krokem, na co si dát pozor u bezpečnosti i legislativy a kdy se vyplatí zavolat si specialistu.

Představa, že papírový archiv plní svůj účel „dostatečně dobře“, patří mezi nejdražší firemní iluze. Náklady na něj totiž nestoupají lineárně – rostou jako lavina, které si nikdo nevšimne, dokud nezasype rozpočet. Pojďme si ukázat, kde přesně firmy přicházejí o peníze a co s tím udělat.

Proč papírový archiv stojí víc, než si myslíte

Papírový archiv požírá tři zdroje najednou: prostor, čas a nervy. Každý šanon zabírá místo, za které platíte nájem – ať už jde o regál v kanceláři, nebo pronajatý sklad na okraji města. Jenže skutečně drahá položka se skrývá jinde.

Podle studie McKinsey Global Institute tráví zaměstnanci průměrně 1,8 hodiny denně hledáním a shromažďováním informací– to odpovídá zhruba pětině celého pracovního týdne. Data IDC ukazují, že firmy kvůli problémům s dokumenty ztrácejí až 21,3 % produktivity. A průzkum Adobe potvrzuje, že téměř polovina zaměstnanců (48 %) pravidelně bojuje s dohledáním potřebných podkladů.

K tomu přidejte rizika, o kterých se nemluví: voda, oheň, plíseň nebo prostý lidský omyl. Smlouva založená ve špatném šanonu je pro firmu stejně nedostupná jako smlouva, která nikdy neexistovala.

Co firmě přinese digitalizace dokumentů

Přechod na elektronický archiv neznamená jen úsporu místa v kanceláři. Znamená kompletní proměnu způsobu, jakým firma nakládá s informacemi – od jejich vzniku přes sdílení až po dlouhodobou archivaci. Pro srovnání:

Digitalizace dokumentů tak firmě přináší okamžitý přístup k informacím bez ohledu na to, kde se zaměstnanec zrovna nachází. Odpadá zdlouhavé prohledávání fyzických složek, nutnost osobních návštěv archivu i riziko, že důležitý dokument někdo založí na špatné místo. Navíc každý nese digitální dokument auditní stopu – firma přesně ví, kdo s ním pracoval, kdy a jaké změny provedl.

Digitalizace dokumentů krok za krokem

• Celý proces začíná auditem archivu – zmapujte, kolik dokumentů máte, v jakém stavu a které z nich zaměstnanci potřebují nejčastěji. Právě ty s nejvyšší frekvencí přístupu si zaslouží
• Následuje třídění a příprava – dokumenty roztřiďte podle typu (faktury, smlouvy, projektová dokumentace), odstraňte spojovací materiál a poškozené listy oddě Čím lépe archiv připravíte, tím hladší bude samotné skenování a tím přesnější výsledky OCR technologie, která převede naskenovaný obraz na editovatelný a prohledávatelný text.
• Dalším krokem je indexace – ke každému dokumentu přiřadíte metadata (typ dokumentu, datum, klient, projekt). Bez nich by elektronický archiv fungoval jako knihovna bez katalogu.
• Nakonec nasadíte systém pro správu dokumentů (DMS) – ten zajistí verzování, schvalovací workflow i propojení s ERP nebo účetním systé

Na co nezapomenout – bezpečnost, legislativa a kdy zavolat specialistu

Digitální archiv vyžaduje šifrování dat, nastavení přístupových práv a pravidelné zálohování. Z legislativního hlediska počítejte s formátem PDF/A pro dlouhodobou archivaci dokumentů a s elektronickými podpisy a časovými razítky, které zajistí právní platnost digitalizovaných souborů.

U rozsáhlejších archivů – řádově tisíce až desítky tisíc položek – se vyplatí oslovit specializovanou firmu. Ta zajistí nejen skenování a vytěžování dat, ale i návrh struktury celého řešení, kontrolu kvality a nasazení na klíč. Interní tým se tak nemusí odklánět od běžné práce a digitalizace archivu proběhne rychleji i s menší chybovostí.

Než založíte tento článek do šanonu

Digitalizace dokumentů není jednorázový IT projekt, ale strategické rozhodnutí, které ovlivní chod celé firmy na roky dopředu. Čím dříve začnete, tím dříve přestanete platit za čas ztracený mezi šanony. A pokud nevíte, kde přesně začít – oslovte někoho, kdo to dělá denně.

Zdroje:

• https://plan.copygeneral.cz/
• https://www.mckinsey.com/industries/technology-media-and-telecommunications/our-insights/the-social-economy
• https://www.crownrms.com/insights/your-employees-are-spending-hours-looking-for-documents-why/

Náhledové foto: vectorfusionart / stock.adobe.com