České firmy přicházejí o stovky hodin ročně. Řešení přitom existuje

Každý týden se v českých firmách opakuje podobný scénář. Obchodníci přepisují objednávky z e-mailů do systémů, účetní dohledávají faktury ve složkách a HR manažeři procházejí desítky životopisů, z nichž velká část nesplňuje základní požadavky. Provozní ředitelé následně po poradách přepisují zápisy a rozesílají úkoly, přestože jsou porady často nahrávány.

Podle interních dat společnosti Apertia.ai, která implementuje AI řešení pro české firmy, jde průměrně o více než 120 hodin manuální, rutinní práce měsíčně na firmu. To odpovídá nákladům na téměř jeden plný pracovní úvazek. Každý měsíc, stále dokola.

Kde konkrétně čas mizí — a co to stojí

1. Ruční přepisování objednávek a faktur

Firmy přijímající desítky až stovky objednávek měsíčně e-mailem nebo v PDF tráví jejich ručním zpracováním desítky hodin. Chyby při přepisu přitom mohou vést k nesprávně odeslaným zásilkám, reklamacím nebo opožděným platbám. „V praxi se také objevují případy ztracených faktur v e-mailové komunikaci, což může znamenat zpoždění plateb i v řádu statisíců korun,” uvádí David Strejc, AI specialista a architekt zmíněné společnosti.

2. Zákaznická podpora mimo pracovní dobu

Dotazy zákazníků přicházejí i mimo pracovní dobu, často bez okamžité reakce. Odpovědi tak přicházejí se zpožděním, nebo vůbec. Firmy bez automatizované podpory odhadují, že tímto způsobem nezachytí 15–30 % příchozích dotazů a poptávek, které mohou končit u konkurence.

3. Nábor zaměstnanců pohřbený v životopisech

Obsazení jedné pozice trvá v průměru 4–6 týdnů. Přitom až 70 % životopisů nesplňuje zadaná kritéria a HR manažer je musí stejně otevřít a přečíst. Samotné třídění kandidátů a plánování pohovorů zabírá desítky hodin práce.

4. Ztracené informace z porad

V průměrné firmě s 20 zaměstnanci proběhne 8–12 porad týdně. Zápis z každé porady trvá 30–60 minut, rozeslání úkolů další čas navíc. Výsledkem bývá ztráta části informací, duplicitní řešení úkolů nebo nejasnosti ohledně dřívějších rozhodnutí.

5. Slepota vůči konkurenci

Změny cen, nové produkty nebo marketingové aktivity konkurence často zůstávají bez povšimnutí, pokud nejsou systematicky sledovány. Ruční monitoring konkurenčních webů a e-shopů je časově náročný, a proto bývá nepravidelný nebo zcela opomíjený.

6. Znalosti uzavřené v hlavách zaměstnanců

Nový zaměstnanec stráví první týdny tím, že se ptá kolegů na věci, které jsou někde napsané, jenže nikdo neví kde. „Odhadovaná ztráta produktivity nového pracovníka v prvních 3 měsících je 40–60 % jeho kapacity,” říká David Strejc. A když odejde zkušený zaměstnanec, odejde s ním i know-how.

7. Ruční prověřování klientů

Firmy s povinností KYC prověření nebo compliance kontroly stráví prověřením jednoho nového klienta 2–4 hodiny, prohledáváním rejstříků, insolvenčních databází a mediálních zdrojů. Při 10 nových klientech měsíčně je to až 40 hodin čistě administrativní práce.

David Strejc: Foto se svolením Davida Strejce

Řešení, která již fungují v českých firmách

Každý z výše popsaných problémů dnes řeší konkrétní AI agent — hotové řešení, které se napojí na stávající systémy firmy (ERP, CRM, e-mail) a začne pracovat během několika dní.

Česká platforma Apertia.ai provozuje přes 35 takových agentů nasazených u více než 200 firem. Jejich ERP systém AutoERP pak zajišťuje, aby data z AI agentů proudila přímo do skladového, obchodního i finančního systému, bez dalšího ručního přenosu.

Firmy, které tato řešení nasadily, reportují:

• úsporu více než 120 hodin manuální práce měsíčně
• eliminaci ztracených faktur a objednávek
• zkrácení doby náboru z týdnů na dny
• zákaznickou podporu dostupnou 24/7 bez navýšení týmu

Zdroje info: Autor, David Strejc

Náhledové foto: Pixabay